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Come scrivere una mail perfetta? In ambito professionale, la posta elettronica è il mezzo di comunicazione per eccellenza. Che sia indirizzata ad un collega, al capo o ad un cliente importante, una trentina di messaggi dal web sono inviati e ricevuti ogni giorno dagli impiegati. Vera e propria vetrina di un business e specchio della personalità di colui che la manda, è importante non commettere errori al momento della scrittura. Per questo, abbiamo deciso di mettervi a disposizione una guida con quattro dritte da seguire.
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Badate al vostro indirizzo
Il vostro indirizzo mail è la prima impressione che date al vostro interlocutore. E’ l’unico indizio che ha di voi se non lo avete mai visto ed è quindi importante di sceglierlo bene. Per questo, dimenticate i soprannomi dei tempi del liceo in stile VascoRossiMito1991 o mario@adottaunragazzo.com
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Scelta dell’oggetto
Dopo l’indirizzo, la seconda cosa sulla quale andranno a porsi gli occhi del vostro interlocutore è l’oggetto della mail. Anche in questo caso, bisogna saperlo curare visto che questo piccolo rigo agisce come un passe-partout e determinerà l’apertura o meno del vostro messaggio. L’oggetto deve essere semplice, grammaticalmente corretto e breve (non oltre i 50 caratteri). Evitate gli oggetti in stile spam-pubblicità come ad esempio “AIUTO!” e compagnia bella.
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Mandate il giusto messaggio
Ora che il vostro interlocutore ha aperto la vostra mail, fiducioso grazie al vostro indirizzo e al giusto oggetto, non bisogna mandare tutto all’aria con un messaggio adeguato. Ricordate: una mail non è un SMS, ma non bisogna nemmeno che sia un romanzo storico. Considerando che gran parte delle mail viene aperta da cellulare, bisogna essere concisi ed efficaci, ovvero un massimo di 5 frasi. Cinque frasi che devono essere scritte in un italiano corretto, senza errori ortografici, senza maiuscole abusive e con una punteggiatura sobria. Per quanto riguarda gli allegati, mandateli solo ed esclusivamente se sono specificamente richiesti. Con tutti i virus che ci sono in virus, i vostri interlocutori potrebbero pensarci due volte prima di aprirli.
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Apporre la firma
La vostra firma è il vostro bigliettino da visita. A questo punto, sarebbe un peccato di mandare in fumo tutti i vostri sforzi con una firma scadente. Lasciate da parte i vostri nickname Facebook, le citazioni filosofiche e via dicendo. La firma deve solamente contenere le informazioni necessarie, vale a dire i vostri nome e cognome, la funzione che occupate, il nome dell’azienda per la quale lavorate, il suo indirizzo postale e il vostro numero di telefono.
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